Hilfe, ich habe so viele Adressen, was tue ich damit?

Man kann nie genug Adressen haben, Kontakte sind das um und auf, Sprüche, die der Wahrheit entsprechen, doch was tun und wie sie am Besten handhaben? Das sind sehr schwierige Fragen. Einerseits möchten wir alle Daten an einem Ort zusammen haben, um diese optimal zu nützen, andererseits müssen wir darauf achten, alles datenschutzkonform aufzubewahren, auf Zweiteres gehen wir hier nicht ein.

Der Adress-Salat
Oftmals ist es so, dass jeder seine „eigenen“ Kontaktdaten im E-Mail-Programm gespeichert hat und nur derjenige darauf zugreifen kann. Zusätzlich hat man noch Visitenkarten, die man irgendwo aufbewahrt - möglicherweise gibt es auch ein paar Excellisten, wo man einmal eine Liste begonnen hat.

Die Adress-Leichen
Nachdem wir herausgefunden haben, wo wir überall unsere Adressen haben, sollten wir uns daran machen, diese auszumisten. Warum? Die DSGVO besagt, dass man Kontakte, die man nicht zwingend braucht, löschen muss. Und ganz ehrlich, wozu Kontakte aufheben, die man nicht verwendet oder an die man sich gar nicht mehr erinnern kann? Nun wird unser Adresssalat schon ein wenig übersichtlicher.

Die Adress-Aktualität
Natürlich bringt uns ein Kontakt nur dann etwas, wenn die Daten auch stimmen. Daher sollte man in regelmäßigen Abständen seine Datenbank durchforsten, ob diese noch am aktuellen Stand der Dinge ist. Personen wechseln im Unternehmen ihre Position oder auch ihren Job – der Kontakt ist oft an den Menschen gebunden und nicht an das Unternehmen.

Die Adress-Kartei
Früher hatte man ein Telefonbuch, heute sammeln wir unsere Daten virtuell. Am einfachsten ist es, sich eine Excelliste anzulegen, um dort einmal alle Daten an einem Ort zu sammeln. Ein paar Beispiel für eure Überschriften:

  • Anlagedatum
  • Kundennummer
  • Firma
  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Titel vorgestellt bzw. nachgestellt
  • Straße + Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Ort
  • E-Mail
  • Telefonnummer
  • UID-Nummer
  • Notiz

Nachdem wir nun alle unsere Daten zusammen haben, können wir Loslegen und diese eventuell noch kategorisieren, entweder nach Themen oder Umsatz je nach dem was benötigt wird.

Die Adressen nützen
Nachdem wir nun so viel Zeit und Arbeit in unsere Datensammlung gesteckt haben, wollen wir diese Unmengen an Daten natürlich auch nützen. Am besten tun wir dies in dem wir unsere Kunden und Interessenten monatlich via Newsletter über Neuigkeiten, News, Veranstaltungen und Ähnlichem informieren.  Um neue Abonnenten zu gewinnen, kann ein einfaches Double-Opt-In Formular in eure Website eingebaut werden und/oder ihr macht Zettelchen für eure Events. Selbstverständlich kann man auch im Offline Bereich ein postalisches Mailing mit einem Angebot oder Flyer versenden.

Ich hoffe, wir konnten euch eine kleine Hilfestellung zum Thema Adressen geben. Gerne unterstützen wir euch bei der Umsetzung eines Newsletters, meldet euch doch für unseren an, dann habt ihr auch gleich ein Beispiel oder auch bei der grafischen Gestaltung sowie dem Druck eines Flyers.